Comment automatiser son CRM avec Notion AI et Zapier

Un CRM, c’est utile… jusqu’au moment où il devient une charge mentale. Relances oubliées, prospects mal tagués, infos dispersées, pipeline pas à jour, tâches jamais créées. Le problème n’est pas le CRM en lui-même, mais le fait qu’il dépend trop souvent d’actions manuelles.

Bonne nouvelle : en 2025, il est possible d’automatiser une grande partie de votre CRM avec des outils simples comme Notion, Notion AI et Zapier. Sans équipe technique, sans développement complexe, et avec un résultat immédiatement exploitable.

Dans cet article, on va voir comment construire un CRM dans Notion, puis automatiser la capture des leads, les relances, le suivi commercial, la mise à jour du pipeline, et même certaines tâches de qualification grâce à Notion AI.

Pourquoi automatiser son CRM

L’objectif n’est pas de “faire joli” ou de créer un système compliqué. L’objectif est de gagner du temps, de réduire les oublis, et de rendre le suivi commercial plus fiable.

Automatiser son CRM permet notamment :

• de centraliser toutes les données prospects au même endroit
• d’éviter les saisies manuelles et les doublons
• de déclencher automatiquement des tâches de relance
• de garder un pipeline à jour sans y penser
• d’améliorer la qualification et la segmentation des leads
• de garder une trace claire des actions et échanges

Si vous êtes indépendant, petite équipe ou startup, l’automatisation fait la différence entre un CRM “qu’on remplit quand on y pense” et un CRM réellement utile.

Les trois briques du système

Pour automatiser correctement, il faut comprendre le rôle de chaque outil.

Notion sert de base de données. C’est votre CRM.
Notion AI sert à enrichir, résumer et qualifier.
Zapier sert de pont entre les outils. Il déclenche des automatisations.

L’idée est simple : vous captez un lead dans un outil, Zapier l’envoie dans Notion, puis des actions se déclenchent automatiquement.

Étape 1 : construire un CRM propre dans Notion

Avant d’automatiser, il faut un CRM clair, simple, et bien structuré.

Le CRM minimal dans Notion repose sur 2 bases de données.

Une base Contacts
Une base Deals ou Opportunités

Base Contacts : les propriétés indispensables

Dans Notion, créez une base Contacts avec ces champs :

Nom
Entreprise
Email
Téléphone
Source du lead
Statut du contact
Dernier échange
Prochaine relance
Assigné à
Notes

Ajoutez une propriété “Score” ou “Qualité du lead” si vous voulez qualifier rapidement.

Base Deals : le pipeline commercial

Créez une base Deals avec un pipeline type.

Nouveau lead
Contacté
En discussion
Proposition envoyée
Négociation
Gagné
Perdu

Dans cette base, ajoutez :

Nom du deal
Montant estimé
Probabilité
Étape du pipeline
Prochaine action
Date de closing estimée
Contact lié

L’erreur la plus fréquente est de vouloir faire un CRM trop complexe. Le but est qu’il soit utilisable vite, tous les jours.

Étape 2 : automatiser l’entrée des leads dans Notion

C’est l’automatisation numéro 1. Tant que l’entrée des leads est manuelle, le CRM finit toujours incomplet.

Avec Zapier, vous pouvez connecter Notion à vos principales sources d’acquisition :

Formulaire Typeform ou Tally
Formulaire Webflow
Google Forms
Calendly
Stripe
Shopify
HubSpot
Airtable
Gmail

Exemple : formulaire de contact vers Notion

Objectif : chaque nouveau formulaire crée automatiquement un contact et un deal.

Déclencheur Zapier
New Form Submission dans Typeform ou Tally

Actions
Créer une page dans Notion Contacts
Créer une page dans Notion Deals, liée au contact
Remplir automatiquement source, statut, date du jour, prochaine relance

Résultat : plus aucune saisie manuelle, et un pipeline qui se remplit tout seul.

Étape 3 : automatiser le suivi et les relances

Un CRM utile, c’est un CRM qui vous dit quoi faire ensuite. Le vrai enjeu est là.

Créer automatiquement une tâche de relance

Déclencheur
Nouveau deal créé dans Notion, ou deal passé à l’étape “Contacté”

Action Zapier
Créer une tâche dans Notion, ou dans Google Calendar, ou dans Todoist

Exemple de règle simple
Si statut du deal = Nouveau lead, alors prochaine relance = dans 48h

Le but est de ne jamais laisser un lead sans prochaine action.

Envoyer des rappels automatiques

Déclencheur
Prochaine relance = aujourd’hui

Action
Notification Slack ou email
Créer une tâche “Relancer ce lead”

Même en solo, c’est un gain énorme. Vous passez d’un CRM passif à un CRM qui pilote vos actions.

Étape 4 : qualifier automatiquement les leads avec Notion AI

Notion AI peut vous aider à accélérer la qualification, surtout si vous recevez des leads avec beaucoup de texte : messages, demandes, formulaires longs.

Vous pouvez automatiser des usages comme :

Résumé automatique de la demande
Extraction des besoins clés
Détection du budget si mentionné
Niveau d’urgence
Catégorie du lead

Exemple de champ “Résumé IA”

Dans la fiche contact, vous collez le message reçu.
Notion AI génère :
un résumé en 3 lignes
les points importants
la prochaine action recommandée

Cela permet de gagner du temps et de standardiser le suivi.

Exemple de scoring simple

Vous pouvez attribuer un score automatique basé sur des critères :

Secteur prioritaire
Budget détecté
Urgence
Taille entreprise
Match avec votre offre

Même si vous n’avez pas une IA “connectée” automatiquement à Notion, vous pouvez industrialiser la méthode : 2 minutes par lead, et vous gagnez énormément en clarté.

Étape 5 : synchroniser les échanges email dans le CRM

C’est souvent le point faible des CRM “light”. Les échanges restent dans Gmail et le CRM n’a plus l’historique.

Avec Zapier, vous pouvez enregistrer des emails automatiquement dans Notion.

Déclencheur
New Email in Gmail avec un label spécifique, par exemple “CRM” ou “Lead”

Action
Créer un log dans Notion, dans une base “Interactions” liée au contact

Champs possibles
Date
Type d’interaction
Contenu ou résumé
Prochaine action

Résultat : chaque échange important est archivé et exploitable.

Étape 6 : automatiser les changements de pipeline

Un bon pipeline se met à jour naturellement. Pas quand on y pense.

Exemples d’automatisations simples :

Quand une proposition est envoyée, passer le deal à “Proposition envoyée”
Quand un paiement arrive via Stripe, passer le deal à “Gagné”
Quand un rendez-vous est pris sur Calendly, passer le deal à “En discussion”
Quand un email reste sans réponse 7 jours, créer une relance

Même sans multiplier les règles, quelques automatisations bien choisies rendent votre CRM vivant.

Étape 7 : automatiser les reportings et la visibilité

Le reporting est souvent ce qu’on abandonne en premier. Pourtant, c’est ce qui permet d’améliorer les ventes.

Dans Notion, vous pouvez créer des vues simples :

Pipeline par étape
Deals à relancer aujourd’hui
Deals chauds de la semaine
Top sources de leads
Montant potentiel en cours

Et avec Zapier, vous pouvez envoyer un résumé chaque semaine.

Exemple
Tous les lundis matin, envoyer par email :
nombre de nouveaux leads
nombre de deals en cours
montant total pipeline
relances importantes

Cela crée un rythme commercial stable.

Les meilleures automatisations à mettre en place en priorité

Si vous voulez un système simple et efficace, commencez par ces cinq automatisations.

1. Nouveaux leads entrants vers Notion automatiquement
2. Création automatique d’un deal lié au contact
3. Prochaine relance calculée automatiquement
4. Rappel quotidien des relances du jour
5. Passage automatique à “Gagné” quand un paiement arrive

Avec seulement ça, vous gagnez déjà beaucoup.

Erreurs à éviter

Pour que l’automatisation fonctionne, il faut éviter les pièges classiques.

Ne pas multiplier les bases de données inutilement
Ne pas créer 40 statuts différents
Ne pas automatiser trop tôt sans structure claire
Ne pas oublier la confidentialité et les données sensibles
Ne pas laisser un pipeline sans prochaine action

La simplicité bat toujours la complexité.

Conclusion

Automatiser son CRM avec Notion AI et Zapier, c’est l’une des meilleures manières de gagner du temps et de rendre son suivi commercial fiable. Notion vous donne une base claire et flexible. Zapier connecte vos outils entre eux. Notion AI vous aide à qualifier plus vite et à structurer l’information.

En pratique, vous passez d’un CRM manuel, incomplet et oublié, à un CRM automatisé qui se nourrit tout seul et vous rappelle les bonnes actions au bon moment.

Si vous voulez, je peux aussi vous proposer une structure complète de CRM Notion (bases, champs, vues) et une liste de zaps prêts à reproduire, adaptés à votre activité.

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